GESTION DE L’AIDE SOCIALE EN EHPAD : LE GUIDE COMPLET

Le choix de la date de prise en charge du résident se fait en fonction de ses ressources. Lorsqu’une personne fait une demande d’aide sociale, elle doit fournir un certain nombre de documents relatifs à ses ressources. Or, il peut arriver que le Département se rende compte que le résident n’a pas tenu compte de certaines ressources, à tort, telles qu’un bien immobilier, ou un compte d’épargne… Le Département tient alors compte de ces ressources et estime qu’avec par exemple 10 000 euros d’épargne jusque-là non déclarés, le résident est en mesure de payer 3 mois de séjour à titre privé. Dans ce cas, le Département ne déclenche l’aide sociale qu’à partir du 4ème mois.

QUEL EST LE RÔLE DE L’EHPAD EN AMONT DE LA DEMANDE D’AIDE SOCIALE ?

Avant l’entrée du résident en EHPAD, le directeur d’établissement doit s’assurer que le résident ait les ressources nécessaires pour payer son séjour. Par exemple, si la facture mensuelle s’élève à 3000 euros et que le résident n’a que 1000 euros à disposition, le directeur doit l’orienter vers le CCAS pour faire une demande d’aide sociale. Une fois l’aide sociale obtenue, le directeur d’établissement doit également s’assurer que la notification est bornée dans le temps. Généralement, une notification d’aide sociale est valable pour 5 ans. Six mois avant l’arrivée à échéance de la notification, le directeur doit s’assurer que le résident ait bien renouvelé sa demande d’aide sociale.

AIDE SOCIALE : QUI PAYE QUOI ?

Dans le cadre de l’aide sociale, les ressources du résident sont captées par le Département à hauteur de 90%. Ainsi, 90% des ressources du résident sont dédiées au paiement de ses factures. Les 10% restants s’apparentent à de l’argent de poche laissé au résident. En 2020, le montant minimal de cet argent de poche est de 108 euros.

Une fois les 90% de ressources du résident déduits du montant de la facture, le Département complète le paiement.

Exemple : La facture du résident est de 2000 euros. Le résident a 1000 euros de ressources. Il contribue au paiement de la facture à 90% de ses ressources, soit 900 euros. Or, le minimum légal d’argent de poche qui doit lui rester est de 108 euros. Le résident paye donc 892 euros de sa facture et les 1108 euros restants sont pris en charge par le département, qui complète.

LES DIFFÉRENTS MODES DE PERCEPTION DES RESSOURCES DU RÉSIDENT

Selon le fonctionnement du département, le mode de récolte des 90% de ressources du résident diffère :

• Dans un premier cas, l’établissement récupère les ressources du résident, avant de les renvoyer au Département qui paye ensuite la totalité de la facture. C’est le mode standard.

• Dans un deuxième cas, l’établissement récupère les ressources du résident, mais les garde. Le Département paye ensuite la différence entre le montant de la facture et les ressources perçues auprès du résident. C’est le mode de paiement différentiel.

Bon à savoir : conformément aux objectifs nationaux, de plus en plus de départements tendent à passer vers le mode différentiel, qui leur facilite la tâche et évite les allers retours.

GÉNÉRATION DE BORDEREAUX À DESTINATION DU DÉPARTEMENT

Périodiquement, – tous les mois ou tous les trimestres selon le département -, l’établissement doit fournir un bordereau au département, indiquant le montant perçu et le reste à verser, pour régler en totalité la facture. La nature des bordereaux diffère selon le cas de figure :

• Dans le cas standard, l’établissement ne fait pas un bordereau pour réclamer de l’argent, mais pour indiquer le montant des ressources perçu qu’il doit reverser intégralement au Département. Parallèlement à cette démarche, l’établissement fournit les factures du résident, pour que le Département paye la totalité de la facture.

• Avec le mode différentiel, l’établissement émet un bordereau réclamant de l’argent au département, afin de compléter les sommes déjà versées par le résident.

Il existe une autre variante dans le circuit de l’aide sociale, selon que le Département applique ou non le mode de provision.

Lorsqu’un résident entre en EHPAD, il doit attendre un certain temps avant de savoir si sa demande d’aide sociale a été acceptée ou non. La durée de traitement peut prendre entre 1 et 6 mois (voire plus dans certains cas), le temps que le Département vérifie les ressources et effectue une recherche d’obligés alimentaires. Pendant ce laps de temps, le résident est facturé au tarif privé. Si le Département applique le mode de provision, le résident reverse bien 90% de ses ressources à l’établissement privé, comme dans le cas classique. La différence se situe dans le fait que l’établissement ne reverse pas ces montants au Département, il les gèle dans l’attente de la notification. Avant de savoir si l’aide sociale est acceptée ou non, l’établissement facture donc au tarif privé, le résident verse 90% de ses ressources, mais cet argent ne paye pas directement ses factures. Ainsi, il n’y a pas de paiement à proprement parler au cours de cette période.

• Si la demande d’aide sociale est acceptée, l’établissement refacture tout à l’aide sociale. Il a déjà les ressources du résident et le Département complète.
• Si la prise en charge est refusée, la provision constituée va servir à l’établissement à payer une partie des factures.

Généralement, le refus intervient car certaines ressources ou obligés alimentaires n’ont pas été considérés par le demandeur. Le Département peut par exemple s’apercevoir que le résident dispose d’une maison de campagne, dont la vente pourrait permettre de payer plusieurs mois voire années de séjour en EHPAD…

Bien qu’il soit décrit dans le Code de l’action sociale et des familles et qu’il puisse également figurer dans le règlement départemental, le mode de provision n’est pas systématiquement appliqué.

LES SUBTILITÉS DE L’AIDE SOCIALE

Le circuit de l’aide sociale est jonché de cas particuliers, d’exceptions à la règle et de spécificités locales. Pour être parfaitement exhaustif, il convient de passer ces dernières en revue.

PARTICIPATION DES OBLIGÉS ALIMENTAIRES

Dans le cadre d’une demande d’ASH, une recherche d’obligés alimentaires peut être effectuée, à la demande du juge des Affaires familiales, ou du président du Conseil départemental. Il s’agit d’identifier les membres de la famille du résident, susceptibles de l’assister financièrement. Selon les départements, les obligés alimentaires peuvent être les enfants, les petits-enfants ou les ascendants. Certains départements vont même plus loin en sollicitant les frères et les sœurs. Si la recherche d’obligés alimentaires est fructueuse, les enfants du résident peuvent donc être amenés à payer une partie de la facture. Dans ce cas, l’établissement capte les 90% des ressources du résident et le Département paye le reste de la facture, après avoir sollicité la participation des obligés alimentaires.

En théorie, la participation des obligés alimentaires n’est pas censée impacter l’EHPAD. En pratique, il peut arriver dans certains départements que les établissements soient chargés d’effectuer l’encaissement de la participation des obligés alimentaires.

DEUX CAS DE FIGURE DANS LA RÉCOLTE DES CONTRIBUTIONS

Pour financer l’aide sociale, l’établissement doit récupérer 90% des ressources du résident. Cette récolte des contributions peut se faire de deux façons différentes :

• Soit l’EHPAD récupère 90% des ressources auprès du résident. C’est le cas le plus courant.
• Soit l’établissement capte 100% des ressources du résident, directement à leur source. Au lieu de verser sa pension au résident, la caisse de retraite la verse directement à l’établissement.

Ce mode de récolte un peu particulier peut être imposé par le Département comme mode de fonctionnement normal. Il peut aussi s’agir d’une mesure exceptionnelle, au cas où le résident n’aurait pas versé ses ressources à l’établissement depuis plus de 3 mois. Etant donné qu’il capte 100% des ressources du résident, l’établissement se retrouve, dans ce cas, à devoir calculer, gérer et reverser l’argent de poche au résident.

• Pour rappel, le montant de l’argent de poche correspond à 10% des ressources du résident, en tenant compte du minimum réglementaire de 108 euros.

L’APPEL DE FONDS

Parvenir à récolter les ressources du résident constitue une difficulté importante pour les établissements. Pour faciliter ce travail, un appel de fonds est généralement réalisé. En début de période, l’établissement émet un document adressé au résident qui détaille le montant des sommes attendues : « Pour le mois d’avril 750 euros sont attendus de tel organisme et 120 euros de tel autre ». Un tel appel de fonds permet de faciliter la tâche au résident et de lui rappeler les sommes dues.

AIDE SOCIALE ET MISE SOUS TUTELLE

Il peut arriver qu’un résident vulnérable, – atteint de la maladie d’Alzheimer, par exemple -, soit sous protection juridique, telle que la tutelle ou la curatelle.

Théoriquement, lorsqu’un tuteur a été désigné, l’établissement est totalement déchargé de la gestion de l’aide sociale. C’est au tuteur de faire le lien avec le Département, de collecter les ressources, de payer à l’établissement la partie qu’il doit payer, – ou de reverser les ressources directement au département -, pour que le département paye ensuite la facture à l’établissement. En pratique, il n’est pas rare que le tuteur ne soit pas un professionnel et qu’il s’agisse d’un membre de la famille complètement dépassé par le circuit de l’aide sociale… Dans ce cas, l’établissement se retrouve à assurer la gestion de l’aide sociale à sa place.