Solware Life DUI Dossier usager informatisé secteur médico-social logiciel pour ehpad et établissement pour personnes en situation de handicap
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SI métier dans le médico-social : la co-construction est-elle la solution miracle ?

Le secteur médico-social est caractérisé par une grande diversité d’activités et de type d’accompagnement, destinés à des publics (ou usagers) très différents : personnes âgées dépendantes, personnes en situation de handicap, personnes fragiles et isolées, personnes souffrant d’addictions, etc.

A cette grande variété de métiers vient s’ajouter une évolution permanente des missions, des pratiques, des modes de financement et du cadre règlementaire. Cette évolution s’est accélérée au cours des cinq dernières années.

Ainsi, les organismes gestionnaires de structures et services médico-sociaux sont confrontés à une instabilité structurelle de leur environnement, à laquelle ils doivent faire face avec des moyens (tant en termes de ressources humaines que financières) souvent insuffisants au regard des besoins et des enjeux.

L’un des outils indispensables pour relever ce défi, c’est bien évidemment le système d’information métier. Dans notre jargon, cela s’appelle le « Dossier Usager Informatisé », ou DUI.

Mais comment bâtir un SI métier (un DUI) suffisamment souple et adaptatif pour répondre à la grande diversité des besoins et des contraintes règlementaires, sans toutefois devoir mobiliser des moyens financiers conséquents ?

L’une des approches possibles est la co-construction.

Il s’agit d’un mode de partenariat particulier entre un organisme gestionnaire et un éditeur de logiciel, dans lequel l’organisme gestionnaire apporte à ses frais son expertise métier et sa vision de l’évolution de son secteur à moyen terme, et l’éditeur de logiciel apporte à ses frais sa plateforme technologique/métier, son expertise technique et sa capacité à développer de nouvelles fonctionnalités.

A l’issue du projet, l’organisme gestionnaire bénéficiera ainsi d’un SI métier parfaitement adapté à ses besoins pour le prix d’un logiciel standard, et l’éditeur de logiciel pourra proposer sa solution ainsi enrichie aux autres opérateurs du marché, élargissant ainsi son potentiel d’affaire.

La co-construction est incontestablement une solution efficace et vertueuse pour répondre aux besoins du secteur médico-social. Mais le succès n’est pas garanti, il existe de nombreux écueils que les organismes gestionnaires et les éditeurs doivent éviter.

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Chez Solware Life, nous avons mis en place de tels partenariats de co-construction au cours des dix dernières années, avec des organismes gestionnaires de premier plan. Certains ont très bien fonctionné, d’autres moins bien. J’en ai tiré quelques enseignements, que je partage ci-après avec vous.

La co-construction (comme tout contrat, d’ailleurs) repose avant tout sur une définition claire des rôles et responsabilité de chacune des parties, et du mode de gouvernance. En particulier, le contrat de co-construction doit absolument préserver l’équilibre et le juste partage des risques entre les parties : l’organisme gestionnaire prend un risque car il n’achète pas « sur étagère », il ne peut donc pas évaluer la solution cible avant de s’engager ; l’éditeur, de son côté, prend un risque car il supporte le coût de développement de la solution sans avoir la garantie qu’il pourra avoir un retour satisfaisant sur son investissement dans un délai raisonnable. Ce partage des risques doit être équitable, les obligations et engagements portés par chaque partie doivent être supportables et tenir compte de l’effort d’investissement.

La deuxième difficulté réside dans la capacité pour les parties à concevoir la solution la plus générique possible : l’organisme gestionnaire aura naturellement tendance à exprimer le besoin tel qu’il le connait pour son cas, mais pas forcément tel qu’il existe (s’il existe) pour l’ensemble des acteurs du marché visé. Il faut donc que l’éditeur fasse émerger le besoin générique (le plus petit dénominateur commun ?) qui répondra à la fois au besoin de son partenaire, mais aussi à ceux des autres opérateurs. Ces arbitrages sont parfois compliqués et la volonté partagée de la recherche du meilleur compromis est indispensable.

Le troisième écueil réside dans la gestion du temps. L’organisme gestionnaire voudra disposer de « sa » solution dans les délais les plus courts, et c’est normal. L’éditeur, quant à lui, devra intégrer le projet dans un plan stratégique produit et une roadmap existants, qu’il ne peut pas totalement bouleverser au risque de mettre en péril son plan de développement économique. Il faut donc trouver là encore le bon compromis et s’accorder sur un planning adapté aux enjeux de chacune des parties.

En synthèse, la réussite d’un projet de co-construction repose sur deux prérequis qu’il est indispensable de valider préalablement au lancement du projet : d’une part, l’organisme gestionnaire doit accepter que son partenaire éditeur puisse avoir son mot à dire dans la façon de répondre au besoin, au regard de sa stratégie produit et de ses enjeux business ; d’autre part, l’éditeur doit accepter que son partenaire organisme gestionnaire garde la main sur l’orientation générale de la solution et soit servi prioritairement, tant en termes de réponse aux besoins que de planning.

Article par Michel PLANTEVIN, Directeur Général de Solware Life

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